Le responsable d'un fichier ne peut enregistrer et utiliser des informations sur des personnes physiques que dans un but bien précis, légal et légitime.

Les informations enregistrées doivent être pertinentes et strictement nécessaires au regard de la finalité du fichier.

Il n'est pas possible de conserver des informations sur des personnes physiques dans un fichier pour une durée indéfinie. Une durée de conservation précise doit être fixée, en fonction du type d'information enregistrée et de la finalité du fichier.

Le responsable du fichier doit garantir la sécurité et la confidentialité des informations qu'il détient. Il doit en particulier veiller à ce que seules les personnes autorisées aient accès à ces informations.

Les utilisateurs disposent de droits afin de garder la maitrise de leurs données. Le responsable du fichier doit leur expliquer comment les exercer. Lorsqu’elles exercent leurs droits, les personnes doivent obtenir une réponse avant 1 mois.